Tekoälyavustaja vs automatisoiva tekoäly: luonnos vs valmis työ

Luonnos vs valmis työ

Kuvittele, että toimittajan lasku saapuu sähköpostilla.

• Avustaja lukee sen ja kertoo sinulle summan, eräpäivän ja työn, johon se liittyy. Se saattaa luonnostella vastauksen. Sitten kirjaudut Xeroon, syötät laskun, tiliöit sen ja arkistoit PDF:n.
• Automatisoiva tekoäly lukee sen, kirjaa laskun Xeroon oikealle työlle, arkistoi PDF:n ja kertoo, että se on tehty. Jos summa ei täsmää ostotilaukseen, se pysähtyy ja näyttää sinulle syyn.

Molemmat ovat hyödyllisiä. Avustaja säästää ajatteluaikaa. Automaatio säästää klikkailun, kopioinnin ja muistamisen, jotka täyttävät pienyrittäjän illat.

Tarjousta kirjoittaessa avustaja riittää, koska vaikein osa on ajattelu. Kuun neljännenkymmenennen laskun kohdalla vaikein osa on tekeminen.

Hyväksynnät: tekoälyn pitää kysyä ennen kuin se toimii

Tekoäly, joka voi lähettää sähköpostia tai muuttaa tietueita, tarvitsee keinon tarkistaa asia sinulta. Hyvät antavat sinun päättää, mikä vaatii myöntävän vastauksen.

• Claude pyytää oletuksena hyväksynnän ennen jokaista Gmailin kautta lähettämäänsä sähköpostia. Team-sopimuksissa omistajat päättävät, saavatko jäsenet antaa näiden toimintojen edetä kysymättä.
• ChatGPT dokumentoi sovellusten käyttöoikeustasot: kysy aina, kysy kaikista muutoksista, kysy tärkeistä toiminnoista tai älä koskaan kysy.
• The Everything kysyy ennen kuin mitään tärkeää lähtee. Se varmistaa ennen jokaista ServiceM8-muutosta, ja Wordissa jokainen muutos hyväksytään.

Järkevä lähtökohta on hyväksyä kaikki ensimmäisten viikkojen ajan. Löysennä rutiinitöiden osalta, kun olet nähnyt tekoälyn hoitavan ne oikein. Älä koskaan löysennä rahan, sopimusten tai ensimmäistä kertaa asiakkaalle lähtevien asioiden osalta.

Käynnistimet ja ajastukset: työ, joka alkaa ilman sinua

Avustaja odottaa, että sitä pyydetään. Automaatio voi käynnistyä itsestään kahdella tavalla.

• Aikataulun mukaan. Aamukatsaus klo 7, viikkoraportti perjantaisin, kuukausittainen kulutarkastus. Claude Teamin ajastetut tehtävät toimivat tunneittain, päivittäin, viikoittain tai arkipäivisin, vaikka tietokone olisi lepotilassa. ChatGPT:n tehtävät voivat toimia tiettynä aikana tai toistuvan aikataulun mukaan. Microsoftin Autopilotin kerrotaan jatkavan työtä taustalla käytön mukaan laskutettuna. The Everything lähettää aamukatsauksen Teamsissa.
• Tapahtuman perusteella. Uusi sähköposti saapuu, tarjous palaa, varaus perutaan. Kysy jokaiselta toimittajalta, mitkä omien järjestelmiesi tapahtumat voivat käynnistää työn, eikä vain sitä, mitä ajastimia se tarjoaa.

Ajastetussa työssä aikasäästöt kertyvät, koska kenenkään ei tarvitse muistaa pyytää.

Liitännät: tekoäly voi tehdä vain sen, mihin se ulottuu

Kirjatakseen laskun Xeroon tekoäly tarvitsee yhteyden Xeroon. Varatakseen kokouksen se tarvitsee kalenterisi. Tämä on usein ratkaiseva tekijä.

• Copilotilla on Copilot-liitännät ja Copilot Studio omien liitäntöjen rakentamiseen.
• Claudella on liitännät mm. Gmailiin, Google Calendariin, Google Driveen, GitHubiin, Microsoft 365:een ja Slackiin sekä etä- ja paikallisliitännät.
• ChatGPT:llä on laajennukset, liitännät ja MCP-kytkennät.
• The Everythingillä on 22 käytössä olevaa integraatiota, mm. Outlook, SharePoint, Xero, Trak, ServiceM8 ja Tradify. Kaksi on varhaisessa käytössä ja 12 on ”Kysy meiltä”, kuten MYOB ja QuickBooks. Katso integraatioluettelo.

Itse rakennettava liitäntä on projekti. Valmiina oleva liitäntä on työ, jonka voit luovuttaa jo tänään. Tarkista ennen valintaa ne järjestelmät, joita oikeasti käytät.

Milloin kumpikin on järkevä

Moni yritys päätyy käyttämään molempia. Katso, miten neljä tuotetta vertautuvat tiettyihin tehtäviin tehtäväkohtaisessa vertailussa, ja mitä kukin maksaa tiimisi koolla hintavertailussa.

Usein kysyttyä